Soovitused: millised produktiivsuse ja kaugtöönipid töötavad kõige paremini?

Kui raamatutarkused on juba läbi töötatud ja tundub, et produktiivsus kaugtöötades kõigub, tasub loetud-kuuldud nõuandeid kohandada enda elustiili järgi. Kuidas iga päev oma töid targemalt planeerida ja distantsilt töötada, soovitavad praktikud ja ettevõtteid tunnustava kaugtöö tegija konkursi žüriiliikmed.

Foto: Pexels

Kõigi tööharjumused on erinevad. Seetõttu on oluline leida enda jaoks tõesti töötavad ja sobivad rutiinid, need oma tegemiste ja toimetuste järgi seada. Katsetada ja proovida. Just selliseid järeleproovitud ja enda käe järgi seatud nippe lugeda saadki.

Elisa personalivaldkonna juht Kaija Teemägi annab nõu, kuidas õiged suhtlusvõtted leida ja tööpäeva (nii kodus kui ka kontoris) paremini planeerida.

Vali õiged suhtluskanalid. Kui silmast silma suhtlust on vähem, koguneb info erinevatesse e-kanalitesse. Seega leia õiged suhtlusviisid. Hinda sõnumi kiireloomulisust ja lepi tiimiga kokku, kuidas mingis olukorras üksteisega ühendust võetakse. Kõik e-kirjad ei nõua vastust sama kanali kaudu. Näiteks kui tagasiside ei vaja kirjalikku kinnitust, siis hoopis helistan kolleegile ja lahendan küsimuse niiviisi tunduvalt kiiremini. Kui asi on pakiline, leian alternatiivi e-kirjale – saadan sõnumi, teen telefonikõne või kasutan muid välksõnumi programme.

Ära alahinda pealtnäha väikeste tegevuste ajakulu. Selleks, et tööpäevad ei veniks liiga pikaks ja päeva ülesanded saaks tehtud, planeerin eraldi aega ka esmapilgul lühikestele töölõikudele. Näiteks peetakse meilide lugemisele kuluvat aega tihti väheoluliseks, kuid tegelikult võtab tutvumine ja neile vastamine märkimisväärse osa päevast. Seetõttu soovitangi planeerida kalendrisse näiteks hommikuks või tööpäeva lõpuks ajavaru meilide läbitöötamiseks. Mõtle ka läbi muud esmapilgul vähe tähelepanu nõudvad ülesanded.

Eesti Personalijuhtimise Ühingu PARE tegevjuht Kärt Kinnas aga selgitab, kuidas muuta virtuaalsed koosolekud mängulisemaks ja mida pidada silmas, et tööpäev ei lõppeks kange seljaga.

Muuda virtuaalsed koosolekud vaheldusrikkaks. Videokoosolekud saab muuta samamoodi kaasavaks nagu koosolekulaua taga peetavad kohtumised. Osalejate kaasamiseks olen ise kasutanud näiteks menti.com või slido.com keskkondi, koostanud Zoomis küsimustikke ja teinud sama platvormi breakout room'is grupiarutelusid. Kui võimalik, ühildan koosoleku jalutuskäiguga. Saab kaks ühes – nautida värsket õhku ja päikest ning osaleda arutelul.

Pööra tähelepanu töökoha ja -vahendite ergonoomikale. Pikaajaline vale istumisasend või ekraani asukoht hakkavad kiirelt tervisele. Kui pead sageli kodus töötama, siis peab olema selleks ettevalmistatud töökoht, mitte diivaninurk. Küsi tööandjalt tuge ja juhiseid töökoha ergonoomika kujundamisel. Hea näide on, et mitmed organisatsioonid toimetasid eriolukorra alguses töötoolid, -lauad ning kuvarid töötajale koju.

Targa Töö Ühingu arendusjuht Sirja Sulakatko soovitab kolleegidega ka virtuaalselt kohvi juua ja julgustab „ei“ ütlema.

Arvesta videokõnesse nn kohvipausiaeg. Kui kolleegidega suheldakse igal nädalal (kohtutakse, vesteldakse sotsiaalmeedias), siis ei ole vaja ametlikele koosolekutele niisama elust-olust vestluse aega juurde planeerida. Kui suheldakse peamiselt virtuaalselt, siis tasuks juba ennetavalt planeerida videokoosolekutesse varuaega, et töövälist juttu ajada. Näiteks kui olen avastanud, et ei ole mõne kolleegiga üle kuu videokõnesid teinud, siis võin julgelt arvestada, et umbes 30 minutit kulub töisele arutelule lisaks, selleks, et hoida inimlikku sidet. Üle kahe nädala toimuvatele kohtumistele soovitan juurde arvestada 15 minutit.

Julge öelda „ei“. Rööprähklemine häirib keskendumist, olenemata sellest, kas oled kontoris või töötad distantsilt. Seetõttu olen õppinud rohkem ütlema „ei“, et mitte olla kogu aeg küsimusteks või aruteludeks kättesaadav. „Ma ei saa sinuga hetkel rääkida, mul on süvenemist nõudev töö pooleli.“ Sellist praktikat kasutades harjuvad tasapisi ka kõige nõudlikumad inimesed ja hakkavad oma küsimusi või palveid natuke rohkem ette planeerima.

Worklandi asutaja ja tegevjuht Indrek Hääl aga annab lõpetuseks nõu, kuidas tööpäeva jooksul teadlikult vaimu ja keha värskendada ning rutiini säilitada.

Ära unusta end regulaarselt liigutada. Olenemata ilmast võiks päeva mahtuda aktiivne tegevus. Planeeri see endale päevakavva. Näiteks kui olen arvuti ees istunud juba mitu tundi, siis teen teadlikult tunniajase pausi, sisustades selle jooksmise või jõutrenniga. Pärast seda jätkan tööga. Säästes aega tööle minemise ja tulemise pealt ning tehes kiireid koduseid lõunaid, suudan selle tunnise trenni märkamatult päeva sisse mahutada.

Hoia rutiini ja sea igaks päevaks eesmärgid. Ka kaugtöö juurde kuuluvad kindlad igapäevased tegevused. Isiklikult hoian distantsilt töötades sama rutiini nagu kontoris, kus igal hommikul panen endale kirja päeva eesmärgid ja proovin need enne tööpäeva lõppu ära teha. Jälgin ka, et tööpäev ei läheks liiga pikaks ja selleks lepime kodus kokku ühise õhtusöögi aja.

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Liina Leiten
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700