Autor: Helo Tamme • 3. juuli 2020

Kergemini elasid taolisi muutusi üle need tööandjad, kes juba varem olid kodukontoreid ja paindlikke töösuhteid soosinud ning vastavaid ettevalmistusi teinud. Annan mõne soovituse, mida saab tööandja teha töötajate ettevalmistamiseks, et kodukontoris töötamine oleks tulemuslik ja ohutu.

Viis sammu tõhusa kodukontorini

1. Koostada kodukontoris töötamise kord. Taoline kord võib sisaldada elementaarseid nõuandeid, mida kodukontoris töötades arvestada: näiteks regulaarsed puhkepausid, riietusnõuded, kellele ja kuidas kodukontoris töötamist võimaldatakse, kas ja kuidas saab kodukontoris töötamist taotleda jne.

2. Teha kodukontori riskianalüüs. Töökoha ohutust ja ergonoomilisust hinnatakse ettevõtte kontoris, et töötajate töökoht vastaks standarditele, aga kodukontorite puhul seda enamasti kahjuks ei tehta. Hinnata tuleb kodukontori töökohta (tooli ja laua kõrgust ning ergonoomilisust), valgustust, töökoha asukohta, aga ka tuleohutust (st kontrollida tulekustuti olemasolu), kuna tegemist on tööandja vara, sh andmetega. Riskianalüüsi võib lasta töötajal vastava blanketi abil ise teha ja paluda lisada foto töökohast.

3. Pakkuda ergonoomilise töökoha loomiseks asjakohaseid vahendeid. Töötajale pakutava hulgas võib olla näiteks mugav töötool, lisaekraan mahukate andmete töötlemiseks, aga ka ergonoomiline arvutihiir jmt.

4. Anda juhtnööre, kuidas kodukontoris edukalt töötada. Näiteks võib koostada lühivideod (sh e-õpe) või muud pisipiltidega lühikirjeldused, millega jagada nippe ja tuge kodukontoris töötamiseks.

5. Kehtestada kodukontoris töötamise reeglid. Kehtestage ja edastage reeglid, millest kinni pidada. Mõni töötaja on kindlasti n-ö hommikuinimene ja teine õhtuinimene. Leppige kokku, mis kellaaegadel võiksid inimesed üldjuhul kättesaadavad olla, et kõigil oleks lihtsam koos toimetada – näiteks olla kättesaadav ajavahemikus 10st kuni 15ni või erinevate intervallidega, näiteks 10 kuni 12 ja 14 kuni 16.

Kodukontoris töötamisel on positiivseid aspekte alates liiklusummikutes istumise vältimisest ning töö- ja eraelu tasakaalu viimisest lõpetades sellega, et tihtipeale on kodukontorites töötavad inimesed produktiivsemad. Küll aga ei paku kodukontoris töötamine ainult positiivseid hüvesid ja kõigile see ei sobigi, kuna vajab tugevat enesedistsipliini. Suuremateks komistuskivideks, mida kodukontoris ette tuleb, on kommunikatsioonibarjäärid, inimliku kontakti vähesus ja üksindustunne. Seda viimast just eelkõige üksikute inimeste puhul ja eriti kriisiperioodil, kui on kehtestatud liikumispiirangud ja nõue töötada võimalusel kodust.

Videokõned

Mistahes suhtlusplatvorme (Skype, Microsoft Teams või Zoom) ettevõte kasutab, soovitage inimestel alati kaamerat kasutada. On ju teada, et isiklikust suhtlemisest moodustab kehakeel lausa 55% (hääletoon 38% ja sõnad 7%). Võimalike kommunikatsioonibarjääride vältimiseks tasub soovitada inimestel alati kaamera sisse lülitada. Lisaks paremale kontaktile suhtluspartneritega soosib kaamera kasutamine seda, et inimesed ei unustaks enda eest hoolitsemist ja märkaks hommikul ikka juukseid kammida ning riideid vahetada.

Kui mõni kolleeg pelgab, et teised tema kodu näevad või ei soovi ta oma tausta teistele näidata, siis ka selleks on lahendus – eelnimetatud platvormid pakuvad kõik tausta hägustamist või erinevaid taustapildi lahendusi.

Virtuaalsete hommikukohvide, üleskutsete, üllatuste ja naermise kohta loe pikemalt juunikuu Personali Praktikust.