Autor: Riina Ilves • 2. veebruar 2021

Paindlik töö muudab koosolekute kultuuri

Kaugtöö suurenenud osakaal on töökultuurides muutnud kohtumiste formaati. Tavapäraseks on saanud hübriidkoosolekud ning tekkinud vajadus nn välkkoosolekute järele.

Autor: Pexels

Kahtlemata loob kaugtöö ettevõttele ja selle töötajatele rohkem paindlikkust töötada endale sobivast kohast. See on koosolekute kultuuris kaasa toonud kaks olulist muutust, mis ajendab üle vaatama organisatsiooni suhtluskultuuri hea tava.

Vajadus spontaansete mõttevahetuste järele

Esmalt on vähenenud nn ad hoc vestluste osakaal, mis on ühise füüsilise tööruumi loomulik osa. Kui kontoris on lihtne midagi üle laua kolleegile hõigata või kööginurgas kiire arutelu maha pidada, siis kaugtöökultuuris on see suurem väljakutse. Samas on sellised kiired ja spontaansed vestlused töös väga olulised ja annavad vahel kiirema ja parema tulemuse kui tunnine arutelu. Kontori ad hoc vestlused peaksid distantsilt töötades asenduma nn välkkoosolekutega ehk 15-20minutiliste kiirete mõttevahetustega video- või telefonikõne näol. Vajadusel tuleb selleks ka kalendris teadlikult vabu „auke” tekitada.

Paindlikkus vajab kokkuleppeid

Teine oluline muudatus on, et aina enam osaleme koosolekutel, kus näiteks üks inimene viibib kontoris, teine kodus ekraani ees ja kolmas on autos või bussiistmel teel Tartust Tallinna. Nii ongi valdavalt meie päevi sisustamas hübriidkoosolekud ehk kohtumised, kus osalejad saavad vastavalt koosolekule kombineerida, kuidas nad kohtumisest osa võtavad.

Selline paindlik töökorraldus annab palju vabadust, aga igaüks suhestub sellega erinevalt. Sissetöötatud kokkulepete või harjumustega väikestes tiimides on tõenäoliselt lihtsam ühiseid koosoleku formaate kujundada ja juurutada. Keerulisem on siis, kui kohtumistel osaleb rohkem inimesi või need isikud, kes tavapäraselt üksteisega päevast päeva kokku ei puutu. Tekib vajadus ühtse kokkuleppe järele. Vaikimisi võiks olla paika pandud, et kõik koosolekud toimuvad hea tava punktide järgi, kuid alati võib näiteks konkreetsele kohtumisele kehtestada erireeglid, mida koosoleku kokkukutsuja teistele aegsasti kommunikeerib.

Mida heasse tavasse sisse kirjutada?

(Tehniline) ettevalmistus säästab aega

Koosoleku algataja peaks kutset saates märkima nii füüsilise kui ka virtuaalse kokkusaamise ruumi. Mõistlik on ette saata päevakord või sõnastada selgelt koosoleku eesmärk, et sellele ei peaks kulutama aega kohtumise alguses. Kui kutsutule jääb oma roll ebaselgeks, peab selle kutse saatjalt üle küsima. Nii saab vajadusel teha koosoleku ettevalmistusi.

Kindlad rollid igale osalejale

Koosoleku eel tuleks kokku leppida kindlad rollid, mida iga osaleja täidab – kes on esineja, memokirjutaja või moderaator. See on eriti vajalik videokoosolekute puhul. Kui memokirjutaja teab, et ta peab pärast lühikese kokkuvõtte esitama, siis ei saa ta ilmselt osaleda jalutades või autoga sõites. Kui aga tegu on näiteks vabamas vormis arutelu või ajurünnakuga, siis ehk hakkabki mõte lendama just ringi kõndides.

Kaameraga või mitte?

Vaikimisi võiks olla kokku lepitud, et osalejad kasutavad kaamerat. See aitab imiteerida näost näkku suhtlust. Kindlasti tuleks aegsasti teada anda, kui mõni osaleja ei saa kaamerat sisse lülitada. Ka võiks teisi teavitada, kui keegi peab lühiajaliselt koosoleku keskel arvuti eest lahkuma.

Lühemad aga struktureeritumad koosolekud

Leppige kokku, et pooletunnised koosolekud lühenevad viie ja tunnised kümne minuti võrra. Kui füüsilisel kohtumisel jalutad ühest ruumist teise, siis ekraani ees võib paus märkamatult ära jääda ja üks koosolek liigub sujuvalt ekraani ühest aknast teise. Nii ei teki võimalust end korrakski liigutada. Samuti vähendab ettenähtud paus koosoleku aja „täis venitamist“.

Pikemate koosolekute sisse pausid

Kui arutelu on pikem kui tund aega, tuleks sellesse arvestada ka lühikesed pausid, mille jooksul saab meelt turgutada ja jalga sirutada, silmi puhata.

Pea meeles! Organisatsiooni koosolekute kultuur algab ennekõike juhtidest ja (aja)juhtimisest

Selleks, et toimivast (hübriid)koosolekute kultuurist rääkida, peab alustama juhtimisest. Minu hinnangul on siin kolm olulisemat tegurit:

Esiteks – kultuur algab juhtimisest. Kui näiteks mõni töötaja ei võta koosolekutest osa, ei soovi videokoosolekutel kaamerat sisse lülitada või „kaob ära“, võib see märku anda millestki sügavamast. Võib olla ei mõista ta enda rolli või ta ei pea vajalikuks osa võtta, kuna ta ei saa aru kohtumise eesmärkidest, sisust või ei näe, milline oleks tema panus. See on koht, kus vastastikuseid ootusi selgitada.

Teiseks – juhtide eeskuju, mis käib kokku eelmise punktiga. Kui juhid ei näita eeskuju oma tegevusega, on keeruline seda töötajatelt oodata. Palju sõltub sellest, kas juht austab kolleegide ja enda aega, lähtub kokkulepitud tavadest jne.

Ja kolmandaks – meie kõigi ajajuhtimise oskus. Tõenäoliselt me kõik komistame ja õpime sellel teel. Mida paremini oskame oma päevi planeerida, seda paremad enesejuhid oleme. Sisuliselt tähendab see, kuidas oskame oma kalendrit korraldada – kui palju aega kulub koosolekutele, erinevatele tööülesannetele ning kas jääb aega muuks mõttetööks. Ajajuhtimisoskuse lihvimises saab ettevõte oma töötajaid toetada erinevate koolituste ja kogemuste jagamisega.

Autor: Elisa personalipartner Riina Ilves

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700