Autorid: Helen Roots,, Jaanika Rannula • 27. detsember 2023

Tänase pekkikeeramise meistriklassi on isiklike kogemuste põhjal kokku pannud Helen ja ehkki mõni näide võib tunduda nii uskumatu, et peab olema välja mõeldud, pole see siiski nii. Näited pärinevad elust enesest ja isegi mitte aastate tagant. Muhedat lugemist!

10 E-KIRJAVAHETUSE NIPPI, MIS KOGU E-SUHTLUSE KENASTI PEKKI KEERAVAD

„Kes meist poleks saanud e-kirja, mille puhul tekib pea ümber hulk kujuteldavaid küsimärke,” räägib Helen. „Miks mina selle sain? Mida sellega öelda on tahetud? Kes on peitub aadressi [email protected] taga? Kas minult oodatakse mingit reageerimist?” Mõistagi on ka Helen saatnud korduvalt kirju, mille manus lehvitab väljuvale lennule järele, mille alla pole kirjutatud mitte Helen, vaid Hlen, ja mille adressaat on Pille, ent kiri algab „Tere, Malle!”. Neid ja teisigi äratundmisi jagab ta nüüd ka lugejaga.

Tänapäeva digitaalses maailmas on e-suhtlus vahest tihedamgi kui näost näkku suhtlus, vähemalt tööalaselt. Saadab ju enamik meist päevast päeva e-kirju nii kolleegidele, juhtidele-alluvatele, koostööpartneritele, klientidele ... Kui sa aga tavapärasest (ja igavavõitu) e-suhtlusest ei hooli, ära lase end heidutada e-kirjavahetuse heast tavast ja toimi hoopis järgnevalt. Ma luban sulle, et tähelepanu ja meeldejäävus on tagatud!

1. E-suhtlus algab e-posti kontost. Oma e-posti aadressi luues ole võimalikult loominguline, mitte igav. Sa tahad ju vestluspartnerile aimu anda, mis attitude sul on või mis võiks olla sinu salajane hobi. Kuidagi pinnapealne oleks kasutada lihtsalt ees- ja perekonnanime ning eristumine on märksõna, seega saada professionaalseid e-kirju kindlasti mõnelt põnevalt aadressilt nagu kuumkiisuke@..., oellesoeber@... või discgolfitšikk92245@...

2. E-kiri algab pealkirjast ja just pealkirja luues tuleks mõelda eriti laialt. Kui pealkirjastad oma kirja liiga kitsalt, nt „Kohtumise kuupäev on muutunud”, „Kiire küsimus ettekande kohta” või „Soovitus ettepaneku kohta”, võib juhtuda, et kirja saaja ei viitsigi su kirja avada – on ju teada, et inimesed otsustavad sageli pealkirja järgi, kas avada kirja või mitte. Vali pigem niisugune pealkiri, mis paneb kirja saaja kukalt sügama ja tekitab temas huvi. Nt „Selle eilse jutu jätkuks ...”, „Aasta 2024” või lihtsalt „Kohtumine”. Kliendile kirjutades on aga igati nutikas märkida pealkirjaks toote või teenuse kood või tellimuse number – ta on samuti professionaal ja saab kindlasti kohe aru, millest jutt.

Kui soovid, et su kirjaga kaasneks mingigi üllatusmoment, jäta pealkirja rida lihtsalt tühjaks. See on sinu võimalus huvi tekitada. Ole nagu jõuluvana – keegi ei tea, mis kotist välja hüppab!

KULDNE NÕUANNE!

E-kiri ei ole aja-ega kohakriitiline – saada neid julgelt igal ajal! Vahet pole, kas öö või päev, las nad näevad, et sina teed tööd! Oma viga, kui kirja saaja pole taibanud telefoni ööseks hääletuks panna, see ei peaks sind kindlasti piirama. Sina ütled siis, kui mõte tuleb!

3. Kui saad e-kirja, mis on saadetud paljudele ja on seotud palvega sellele kuidagi reageerida (nt insideris palutakse anda märku, kes soovib osaleda suvepäevade korraldustiimis või kes soovib osta kellegi tuttava kalamehe käest forellimarja), siis olenemata sinu vastusest klõpsa kindlasti „Vasta kõigile”. Kollektiiv on nagu üks suur pere, las nad teavad, et sul ei ole suvepäevade jaoks aega või et sul on juba eelmisest korrast kaks purki mett alles. Sinu kiire vastus kõigile teeb rõõmsamaks ka nende päeva, kes saavad iga saabunud e-kirja kohta teavituse nii arvutis, telefonis kui nutikellas – nad võivad uhkust tunda oma tohutu korrespondentsi üle. See on nagu e-kirjade päeva käive, noh.

4. Väga tähtis on leida sobiv pöördumisviis ja tasub tähele panna, et liigne aupaklikkus on ajast ja arust. „Jou, kutid”, „Ahoi”, „Tšauki” või „Hei, rahvas” on just täpselt midagi niisugust, millega silma paistad ja meelde jääd, see on piisavalt omamehelik ja kirja saaja tunneb kohe end sinuga kuidagi lähedasemana. Kui soovid aga olla veelgi personaalsem, siis vihjeks, et tegelikult on ju iga Tõnu Tõnn, iga Martin Matu ja iga Kristina Krissu, nii et miks mitte anda kohe alguses suhtlusele isiklik touch.

5. Üks e-suhtluse hea tava näeb ette, et viisakas on varustada kirja saaja mingite kontaktidega. Selleks võid kasutada nt signatuuriplokki, aga kujunda see kindlasti hästi silmatorkavalt – kirja sisust tähtsamadki on sinu eri suhtlusportaalide kontode nimed, kindlasti kasuta mõnd hashtag'i, lisa mõne targa mehe mõttetera, mingi vilkuv element ja kui mahub, siis ka näiteks tore kassipilt ja üleskutse vaalapäästele.

Ära katkesta ketti!

Mäletad seda mängu? Seda, kes keti katkestab, tabab aastate pikkune ebaõnn. Seepärast hoia alati vestlust üleval. Vasta igale kirjale „Aitäh!”, „Sulle ka!”, „Päikest-päikest!”, „Sina ka!” jne. See võib tunduda tobe ja tüütu, aga lisaks heale õnnele võid ühel hetkel võita ettevõtte digikoristuse eripreemia, ent mõelda tasub ka tulevastele põlvedele, kes hakkavad kunagi meie kirjavahetust üle lugema nagu meie loeme oma vanavanaemade omi, ja tänase elu-olu kohta oma arvamust kujundama.

6. Nagu korduvalt mainitud, on igavus ja pealiskaudsus e-suhtluse juures peamised, mida vältida. Et näidata kirja saajale, et oled kirjutades just tema peale mõelnud, vormista oma kiri eriliselt – kasuta mõnda toredat kirjastiili (nt lillat värvi Comic Sans on alati kindla peale minek!), vormista loetelud erineva kirjasuurusega, kasuta märksõnade esiletoomiseks allajoonimist ja paksu kirja ning tee pealkirjad eri värviga. Lugejal on niimoodi palju kergem sinu sõnumit hoomata (ja uni läheb ka kohe ära).

7. Huumor e-kirjas on kindlasti omal kohal! Nali on alati jäämurdja, nii et alusta kindlasti kirja või pöördumist näiteks mõne nutika kalambuuriga. Mis mõttes läheb tõlkes kaduma? Ei ta lähe! Ja kui kardad, lisa naljale illustreerivaid emotikone või selgita nali lahti (nt haha, nali).

KULDNE NÕUANNE!

Pole sugugi tarvis peljata saata e-kirju ka inimestele, kes asuvad su kuuldekauguses. Milleks risustada mõnusat vaikust müraga! Sul pole ju keeruline saata oma mõte või küsimus (kas teeme kiire kohvi?; kus ruumis meil see koosolek on?; vaata, õues sajab lund) e-kirjaga. Ja võib-olla võidab kolleeg kunagi tänu sinule selle digikoristuse eripreemia!

8. Ole hüüumärkidega helde!!! Kui tahad millelegi tähelepanu juhtida, kasuta selleks kindlasti mitut hüüumärki. Samuti ära hoia kokku küsimärkide ja suurte (algus)tähtedega! Kui mõni sõna Tundub oluline, siis nii see ka ON ja Sellele Tuleb Tähelepanu Juhtida!! On ju nii?!?!

9. Kasutad automaatset õigekirjakontrolli? Suurepärane! See tähendab, et võid päris kindlasti hoida aega kokku oma kirjale korrektuuri lugemiselt. Nii säästad aastas mitu tundi tähtsamate tööülesannete jaoks. Pealegi tegelikuld saab gaüks aru, kui sul mgngi väike näpukas sisse jäb, see on ni elementaarne, me kõik oelme ju lihtsalt inimesd!

KULDNE NÕUANNE!

Olgu su kirja kokkuvõte sama meeleolukas kui algus. Kirja lõpus on ikka tavaks teisele poolele midagi head soovida, aga ka siin on oluline eristuda. Näiteks võib lisaks tavapärastele päikesele ja tervisele soovida ka muid väärtusi nagu raha või ilusaid asju. Ka hüüatused nagu „Toitu!”, „Proosit!”, „Sooje varbaid!” või „Õhku!” on seega kirja lõpetades igati omal kohal.

10. Kui kiri valmis, pressi ruttu „saada”! Tähtis on ju kiri kiiresti teele saada! Küll sul hiljem on aega lisada puuduvaid adressaate, maha jäänud manuseid või unustatud infot. Igaühel on ju puhas rõõm saada aina uusi ja uusi täpsustavaid meile.

Kaks Suurepärast Mõtet Jaanikalt!

1. Tõeline kingitus lugejale on sinu raamistamata tekst, lase tekstil kulgeda jooksvalt, ilma lõike tegemata, loetelusid pole ka mingit mõtet tekitada, kirjuta nii nagu parasjagu torust tuleb, ja mina nimetan seda happy fingers sündroomiks, lase lihtsalt sõrmedel lennelda, üks pikk ja lohisev loputuna näiv tekst, mis täiendatud mahlakate näidete ning rohkete kirjeldustega, aitab kindlasti hoomata kirja mõtet ja ootuseid, mida rohkem selgitusi ja kirjeldusi teed, seda paremini näitad oma teadmisi või muret, see on sisuliselt sama nagu katse koosolekul eeter täis rääkida, ainult et siin ei saa keegi sind katkestada ja sinu piiriks on ... terve internet, lihtsalt toksi, pane iga mõte kirja, pista midagi kuskile vahele, täpsusta ja täienda, kindla peale on lugeja sulle selle ääretu põhjalikkuse eest maailma tänulik, eriti, kui kavalalt märkad nutikalt vahele pista, hulgaliselt tühje, aga ilmekaid, omadussõnu ja komasid, sinna, kuhu parajasti, juhtub ...

2. Mõistlik on jätta kirjale vastamise tähtaeg avatuks. Igaüks peaks ju ise aru saama, et sul oli seda vastust eilseks vaja. Ja kui nad pole sulle paari tunni jooksul vastanud, siis tulista uuesti kiri konkreetse märkusega „ootan vastust”. Veel parem – helista ja tunne muret, kas adressaat ikka sai su äsja saadetud kirja kätte! Ja üleuldse, igasugused viisakused nagu „olen tänulik, kui vastate hiljemalt xx kuupäevaks” on ülepaisutatud ja mõttetu ajaraisk.

Hea lugeja, milliseid lõbusaid apsakaid oled ise e-suhtluses teinud? Aita inimestel õppida teiste vigadest (isegi kui see teine oled sina) ;)

Hea, kui keerukaid teemasid osatakse läbi huumoriprisma vaadata! 😀 Lugeja võib võtta seda rubriiki kui muhedat lugemist sügiskaamosesse ja pimedate talveõhtute valgustamiseks, küll aga võib tõsisem enesearendaja keerata omakorda siin pakutu õigeks ja saada osa soovitustest, kuidas muuta enda, inimeste ja töökorralduse juhtimine tõhusamaks ja tulemuslikumaks.

KARDINATE TAGANT!

Selle kirjatüki saatis üks autor teisele ülevaatamiseks täna öösel kell 2:46 koos juuresoleva kirjaga:

Pealkiri: Tellimus 5758-WU866

Heippa-hei, Klaarika!!!

Siit tuleb tänane pekkikeeramise meistriklass, palun loe ja täienda, sest mul VÕIB mõni näide Maru Igav olla.

Pärleid ja kringlit!

Autor oleks tahtnud lisada kell 2.46 jätkukirja, sisuga „Ups, manus ka”, aga kahjuks manust ei olnud. Samuti hoidis ainult raske uni teda tagasi kell 3.20 kaasautorile helistamast, küsimaks, kas ta sai kirja kätte. Kaasautor vastas hommikul kell 7.24 (ebavajalikult vara, kas pole) kummalise ja segaseks jääva pealkirjaga „Ööbikult öökullile” – no kes see siis sedasi ... ohh.

Artikkel on ilmunud teemaveebis Personaliuudised.